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異塵行者 發表於

迎戰11種職場問題,推薦給畢業生的單兵必備數位工具

文/異塵行者
廣 告

出社會後這麼多年的職場工作,倒也磨練了我如何去融合團隊、面對競爭,甚至單兵處理問題的經驗,這十幾年來的累積,或許多多少少領悟了一些個人在現代職場如何「作戰」的技巧,而這部分也常常就是我在電腦玩物裡分享的數位工作方法來源。

其他諸如社交人脈、領導管理、生涯規劃當然也都是很重要的職場議題,不過今天這篇文章,就讓我先聚焦在另外一個主題:職場上的單兵作戰,提升個人工競爭力需要的數位工具與方法。

剛好最近是畢業季,許多在大學時代就開始看電腦玩物的讀者朋友們一一畢業,我也以此為契機與背景,嘗試分享看看,我自己經驗上遇到的職場問題,以及面對這些職場問題時如果可以「準備好」哪些數位工具與方法,將更有可能讓自己在一開始的職場單兵作戰裡脫穎而出。

1. 掌控繁瑣:郵件管理工具與方法

郵件只是辦公室裡眾多瑣事中最有代表性的一種,就以電子郵件為例,不知道何時會傳來的臨時主管命令與客戶要求、在緊張工作中忽然傳來公司某個行政手續通知、反反覆覆的會議通知或意見修改,大量的「額外任務」不僅瑣碎,還可能分別屬於不同的專案,如果再加上現在的 LINE 與 Facebook 傳訊溝通,一個剛進入職場的工作者如何展現出自己有辦法掌控這些繁瑣細節的能力?

面對繁瑣郵件最怕的不是做不完,而是每一件都去做,因為一旦你被額外任務纏身,把最多時間花在這些瑣事上,那麼導致真正可以張顯你能力的重要任務沒有完成,對你來說絕對得不償失。新鮮人進入職場,或許第一個應該學會的認知是:「把瑣事管理好?專案做到死也做不好」。

那這時候我們要怎麼掌控繁瑣呢?如果你未來的職場中可以使用 Gmail ,那麼善用 Gmail 內建功能來掌控繁瑣郵件是最好的辦法:Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理

  • 延遲處理瑣事
  • 清空收件匣
  • 專注當下重要任務

如果不能使用 Gmail ,那麼練習每天把郵件、通知、清單、桌面清空,也就是延遲瑣事、專注要事,同樣都是面對未來職場繁瑣訊息的重要心法:在數位時代裡,每天你應該練習清空的 5 件事

2. 使命必達:任務管理工具與方法

當我們開始懂得在職場上不得不把一些瑣事延後處理,懂得區分任務的輕重緩急,並且開始慢慢有機會接觸愈來愈龐大複雜的專案時,我們就需要有一份可以讓自己按部就班完成所有任務的工作清單。或許小型的任務我以為自己可以記在腦袋中,但在職場上要不是同時有很多個小型任務、要不就是任務龐大且耗時,這時候想要使命必達,那麼一定要善用任務管理的數位工具。

為了不讓所有事情卡在一起全部打結,也為了不要像前一段所說的把自己陷入一個只是在處理瑣事的困境,我在職場上通常都很堅持自己的工作排程。意思是如果主管或他人臨時交代我一個任務,我會判斷後放入自己工作排程的某一個順序中,稍後等到到了那個時間點才去執行,這讓我總是可以優先專注自己當下重要的事,但因為我也總是會記得去完成另外那件任務,久了之後他人也了解我的工作習慣,只要不是很緊急,就會放心等我完成。
當一個使命必達的人,但要有自己的工作節奏與流程。

而這個可以讓自己明確掌控個人流程的工具,就是電腦玩物上常常介紹的待辦清單,以及待辦清單的管理方法,我推薦畢業生們可以試試看從下面這幾種免費待辦清單裡挑一個最適合自己的,或是學會這種任務管理方法然後用在自己的筆記本或任何工具中:

3. 簡化流程:雲端同步工具與方法

工作品質、工作速度是判斷職場工作力的兩個基本標準,「工作品質」怎麼做到?其實前面提到的第1點、第2點方法就是在提升你的工作品質,因為當你可以花更多時間在真正重要的事情上,那成果自然提升。

那麼「工作速度」要如何產生呢?除了要花時間熟練某些技能外,一個更有效的方法就是「簡化自己的工作流程」,如果別人要花10個步驟完成的事情,而你只需要5個步驟就能做到,這樣是不是就等於加快工作速度。

在這個現代職場上,要簡化流程的方法之一就是善用雲端工具。怎麼說呢?當別人需要花四五封郵件確認會議時間,我可以用一個 Google 日曆完成協調;或是當別人需要反覆進行交換檔案、確認版本、整合資料的動作,而我可以透過一個 Dropbox 實現同步整合;還是說當他人因為硬體出錯而工作卡住時,我可以轉換硬體後透過雲端立刻開始工作。

這是不是就是工作流程上最大的簡化,省去許多繁瑣的步驟,讓自己更快完成,也讓自己有更多時間去進行核心任務。

4. 行動工作:個人辦公桌工具與方法

或許你常常需要出差、開會、拜訪客戶,在這些工作裡的移動過程,或者說那些不在辦公桌前的工作時間裡,我們有沒有辦法善用零碎時間推展進度?或者說我們有沒有辦法在行動中隨時解決工作上的小問題?這樣當我們回到最有效率的辦公桌前,就能總是開始專注在重要工作上。

這裡講的行動工作並非單指在行動裝置上工作,而是讓自己的工作具有可移動性,在通車過程中想到一個點子就可以直接加入企劃,在開會到一半想到文件需要修改就花一點點時間直接完成修改。

也不是要大家下班回家後在家行動工作,而是在正常的工作時間裡,本來就已經有許多零碎的時間、移動的時間,只要能好好利用這些時間,不要浪費,那麼對職場新鮮人來說,準時下班也並非不可能的。

這時候,我推薦大家一方面透過行動應用 App 打造出善用零碎時間的習慣,一方面則透過像是 Google Drive 這樣的服務打造出可以隨時完成辦公室任務的雲端辦公桌:

5. 協同合作:團隊合作工具與方法

在我幾次到大學演講的經驗裡,其實我發現現在許多的大學同學已經很懂得如何善用雲端的協同合作工具,例如怎麼用 Google Hangouts 開視訊會議、如何用 Google 雲端硬碟進行文件的協同合作編輯,雖然這篇文章說要介紹的是單兵作戰工具,但這樣的協同合作仍然是職場不可避免的,只是說現在我們不一定要花費很多時間到現場開會、花很多時間去進行資料交換溝通,協同合作大幅節省我一個人的時間。

這些大家在學生時代可能就已經善用的合作工具,在未來的職場上一樣非常有用,當大家還是習慣用傳統方法去不斷的開會、確認資料、溝通細節時,如果我們可以使用新科技工具來簡化溝通流程、精準合作進度,我們不僅加快了工作的完成,也讓工作成果更準確。

這邊我還要延伸推薦幾個你可能派得上用場的職場工具,例如當你需要統整多人的意見或進度時,可以試試看「為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序」;當你需要更準確進行多人文件協作時可以用用「Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台」;如果你跟客戶視訊時想要錄影就要用「Zoom 超好評的視訊會議軟體:像打電話一樣快速簡單」;下次有機會和團隊開頭腦風暴會議時還可以推薦大家試試「頭腦風暴法利器! Sketchboard 團隊合作手繪心智圖」。

這些科技新工具不是為了好玩而使用,而是在使用中他們確實可以明確溝通的目的與效果,並且讓流程更有效率。

6. 準確溝通:圖像設計工具與方法

另外一個職場上可能多多少少會遇到的問題就是圖像設計,無論現在是要設計一個海報、一本書的封面,或是設計網頁視覺、設計產品外觀,當工作上遇到圖像設計需求,而我們自己如果又剛好不是設計師時,我們通常習慣用文字去描繪我們的想像,而這通常會讓設計師們一個頭兩個大。

因此無論是設計師,還是我們一般職場工作者,學會「使用圖像來溝通」的技巧是非常有幫助的,今天我想要佈展,與其憑空比手畫腳,不如直接畫出我想像的展場草圖來溝通;今天我想修改某個網頁設計細節,與其長篇大論說明,不如直接畫出要改的草稿圖。

這時候,有一些「一般人也會用」的圖像設計工具可以幫我們達到目的,明確、簡化我們的設計溝通流程,讓大家都不會一頭霧水,也讓自己表現出更精準有效率的作戰能力,這些我推薦的免費圖像協作設計工具包含了:

或是我之前統整介紹過的更多滿足特殊設計需求的工具推薦清單:懂設計更有競爭力!職場必學10種免費線上設計軟體

7. 尋求幫助:免費素材的資源活用

遇到困難的任務,又想要展現自己單兵作戰的能力,那麼這時候就要懂得找不是職場上的第三方同伴與資源來幫你。例如需要製作一份公司內會議的簡報,想要設計得好看,但自己又沒有太多時間可以花在這樣的瑣事上,這時候怎麼讓工作更快完成但又做得好呢?或許沒時間去找人幫你設計,但我們可以善用網路上可以合法取用的簡報免費資源,直接套用設計好的精美版型,快速完成別人會誤以為你花了很多時間製做的簡報。(像是:2500+創意簡報設計範本免費下載!做出以圖服人 PPT)。

這些可以讓我們更快完成工作的外部資源,可能包含了像是可以合法使用的免費照片圖庫(這11個免費圖庫不再千篇一律!下載攝影師私房照片),或是設計網頁、海報時需要的專業向量素材(向量圖庫免費下載!設計師一定要知道的五個專業圖庫)。

這些免費資源就是我們在職場工作時可以好好利用的工具,我也曾經在電腦玩物整理過一篇更完整的推薦清單:準備更快完成工作的競爭力!10種必備線上免費資源

8. 知識競爭:資訊收集工具與方法

產品的設計與推出需要掌握市場的趨向(或漏洞),好的企劃通常都輔以最新的發現或技術,在大多數職場上進行的常常是一種知識競爭的比賽,如果可以比他人更快知道、更快發現、更快分析,並推出更有創意的思考呢?

後面幾點或許有帶經驗的累積,但起碼職場新鮮人可以先把握住第一點:針對自己專業、工作領域的最新資訊可以更快的掌握住。

而這時候需要一些比單純社群交換資訊來說還要更快更準確的方法,這通常可以使用下面這些免費的資訊收集工具來實現:

9. 經驗累積:筆記、知識庫工具與方法

延續前段,那麼我們要怎麼在收集資訊後,可以繼續的練習分析、整合,並且更快凝聚出新的有創意的行動呢?這時候我們需要建立個人職場工作上的知識庫,一個可以統整自己過去學習、工作經驗、資料閱讀的分析平台,而這樣的筆記、知識庫平台看起來目前最適合的兩個推薦就是 Evernote 與 OneNote:

愈快擁有自己的個人知識庫,那麼就是在職場上愈快擁有作戰的祕密武器,當你被委派需要企劃一個全新專案時,你不會害怕,也不用花太多時間準備,如果這個過去累積的個人知識庫裡已經擁有你需要的資料、想法、經驗,那麼你可以立刻開始執行,這也將讓你展現職場上更與眾不同的單兵能力。

雖然你可能還是職場新鮮人,但愈早開始累積自己的經驗,愈能更快開始有效成為自己致勝的關鍵,這個議題可能有點嚴肅,可能無法立即見效,但一定要提早開始:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法

10. 企劃構思:心智圖工具與方法

無論什麼職場工作,我相信創意都是如影隨行的必備技能,就算不是在設計產品,但是規劃工作流程需不需要創意?解決問題需不需要創意?我想都是需要的,因此怎麼在思考的過程中激發出自己不同的想法,並且有效的規劃且付諸實踐呢?

很多企劃高手、整理高手喜歡推薦的心智圖方法,確實是有效的,如果畢業生們在學校還沒有使用過心智圖,那麼在進入職場前值得練習一下。

利用心智圖來組織瑣碎的流程,畫出明確的方向;利用心智圖來歸納雜亂的想法,尋找圖中的突破點;這是我自己在職場上使用心智圖的兩大需求,你可以用下面這些免費的心智圖工具來試試看:

11. 專注集中:時間管理工具與方法

如果仔細分析前面提到的新鮮人可能會遇到的各種職場問題,他們的解決辦法無非聚焦在「簡化瑣事」、「專注重點」這兩大方向上,因為只要把握這兩大方向,工作效率自然就會提升,而工作成果也能保有品質。

但是找到重點後,如何進一步鍛鍊自己在辦公室裡的專注技巧呢?在心法上,我建議在隔離干擾這些老套方法之前,先採取找出會讓自己投入的行動的方法:「為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考」。

而在工具上,我自己在工作時都會使用「番茄土豆: 番茄鐘 + GTD 夢寐以求的時間管理利器」這樣的番茄鐘提醒工具,來保持自己專注的工作節奏,以及計算自己每天工作量的平衡。

結語:不加班的秘密,為自己的人生工作

上面這11個職場問題與可以幫助大家的工具、方法,是我從自己多年來職場工作經驗中累積下來的心得,也是電腦玩物裡多篇相關文章的整理,希望可以對電腦玩物讀者裡的應屆大學畢業生、職場新鮮人們有所幫助。

我要感謝你們從學生時代就追蹤並閱讀電腦玩物的文章,我有時收到學生們寄來的感謝信時特別的感動,也希望在電腦玩物上我們一起討論交流的這些數位工作方法,未來也真的會對你們在職場、創業等工作有所幫助。

如果要用比較感性的祝福來當作這篇文章的結尾,我想送給畢業生們的一段話是:要記得為自己的人生而工作。

那些可以在職場上盡可能不加班的人(當然,完全不加班應該不可能),通常不是因為他們工作少,或是更快完成工作,而是他們優先看重自己的人生與生活,把時間留給自己,所以他們就會知道在工作上應該如何努力的絕竅:「簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!」。

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:迎戰11種職場問題,推薦給畢業生的單兵必備數位工具

關於

【電腦玩物】站長,同時也是 PCuSER 電腦人主編,著有【EVERNOTE 100 個做筆記的好方法】、【Evernote超效率數字筆記術】等書,能將科技極致運用到生活上的每個角落。

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  • Adan Chou

    整理的非常詳細呢!

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