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[文書相關] 微軟官方的500 MB 免費 Office 文件儲存服務 - Workspace

文/Werboy

以往我們在儲存 Office 的檔案都是存到隨身碟中以方便攜帶,但如果隨身碟遺失或檔案損毀的話,磁碟裡的檔案可就不保了,因此存檔時除了備份檔案外,也可以存到微軟官方免費提供的 500 MB 免費儲存空間「Workspace」

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Workspace 是一個結合微軟 Office 軟體的線上文件存取服務,可以用來儲存所有的 Office 檔案,也可以將檔案與他人共用,重要的是,Workspace 可以在線上直接瀏覽 Office 檔案而不需要安裝任何程式

最具特色的功能即與 Office 軟體整合,存檔時可直接透過軟體的存檔選項儲存到 Workspace 上,也可以開啟儲存在線上的檔案,非常方便,就像平常在存取檔一樣簡單容易。

如果工作或開會的地方可以上網的話,非常推薦使用這個功能,可避免隨身碟因插入他人電腦而「引『毒』入室」,上網下載隨抓隨開!

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登入及安裝 Office Live Update套件

Step 1

進入 Workspace 後,輸入你的 Windows Live ID 及密碼後按〔登入〕。

※ 使用 Workspace 必需要有 Windows Live 帳號。若您的 E-mail 沒有註冊過 Windows Live ID,先到〔這裡〕註冊。

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Step 2

登入後會看到如下突的頁面,若您的網頁是英文介面,先把他變更為繁體版,同時並下載安裝下圖中第2點的「Office Live Upadate」

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出現下圖後直接按【關閉】及完成安裝。

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Step 3

啟動 Office 任一套軟體,在存檔選項中可以看到新增了「從 Office Live 開啟」及「儲存至 Office Live 」。這裡的 Office Live 就是指 Workspace 。

每當您編輯檔案後要儲存到 Workspace 就可以透過這兩個功能。

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儲存檔案

Step 1

開啟 Office 軟體後,點選視窗右上方的 Office 按鈕 → 〔儲存至 Office Live 〕 →選擇你要儲存的工作區(預設只有「文件」工作區)

這裡的工作區相當於「資料夾」的功能,方便分類存放檔案。

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Step 2

點擊滑鼠左鍵兩下,開啟您要儲存的工作區。

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Step 3

接著,設定好檔案名稱後按下【儲存】就可以將檔案上傳到 Wrokspace 儲存了。

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開啟檔案

Step 1

開啟 Office 軟體後,點選視窗右上方的 Office 按鈕 → 〔從 Office Live 開啟〕 →選擇你要開啟的文件夾(預設只有「文件」資料夾)

※第一次執行此動作時會先要求您登入 Office Live Workspace Beta,輸入你的 Windows Live ID 和密碼即可登入。

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Step 2

選擇你要開啟的檔案後,點下【開啟】。

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網頁介面簡介

除了可在 Office 軟體內進行儲存及開啟的動作外,在網頁上你可以建立工作區來將檔案分類存放,上傳上來的檔案也可以直接在線上進行瀏覽。

新增工作區

當點選「新增工作區」時,系統裡有內建一些常見的範本供套用參考,若要自訂工作區則選擇「空白工作區」。新增之後當你未來在 Office 軟體上儲存檔案時,畫面上就會出現你所新增的工作區。

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新增文件

這裡的新增文件其實就是上傳一份 Office 檔案。若要新增單一文件,選擇要上傳檔案後按〔開啟〕即可。若要上傳多分文件則必須先安裝 Microsoft Silverlight,詳細說明看這篇文章

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編輯檔案

當點選你的檔案後就可在網頁上檢視。如果想編輯這份檔案,按下瀏覽畫面上的「編輯」(如下圖)就會開啟對應的 Office 軟體來編輯。可惜的是無法像 Google 文件那樣支援線上編輯。

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關於

3C科技部落客,硬是要學共同創辦人,台灣部落客社群(TBC)共同發起人。熱愛發掘、體驗及分享各類科技產品。

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