[Word技巧] 簡簡單單讓Word自動「生」出目錄 - 圖表目錄篇 - 硬是要學
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[Word技巧] 簡簡單單讓Word自動「生」出目錄 - 圖表目錄篇

文/Werboy

前篇文章介紹了用Word建立目錄後,今天要延續昨天的話題,也就是建立圖目錄表目錄

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這兩種目錄上建立方法其實是一模一樣的,所以我們把他放在一起說明。唯一不同的是,如果您的圖目錄號碼是隨著章節而變(如「圖1-1 A與B的關係圖」)的話,在第一章、第二章的設定就很重要了…這些細節部份我們文章裡面再談,先來看看完成圖:

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首先,我們以下面這個編排範例作說明:

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 內容分為兩章,每章裡各含兩章圖片

 


 

Part1 - 設定章節符號

這個部份非常重要,分為以下兩部份

  1. 如果您要設定的圖表編號是不論章節,以圖1、圖2…圖99 這樣的方式接到尾端的話。那可以不必理會這個部份,直接從Part2開始
  2. 如果您要設定的圖表編號與章節有關,例如第一章的圖片編號為圖1-1 、圖1-2;第二章編號為圖2-1、圖2-2這樣編輯的話,請勿必將章節設定好。每個章節的編號都必需要關聯,不可手動Key in。下兩張圖是章節編號的正確及錯誤示範:
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    (點圖放大)
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    (點圖放大)
    >正確示範
    點選任何一個章節編號後,關聯的章節標號會跟著變成灰底字。
    >錯誤示範
    右頁的「第二章」是手動Key in進去的,所以和第一章沒有關聯,這就設定錯了。

如果設定錯誤的話,先把手動key in的標題刪除,再選擇工具列的【格式】→【項目符號及編號】插入標號,依照下圖設定

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※假如出現的編號沒有延續第一個標號的話(如原本為「第一章」但新增編號的卻還是顯示「第一章」),在新的標號上點一下滑鼠右鍵,選擇【繼續編號】就可以了。

設定完成以後,接下來就簡單多了。

 


 

Part 2 - 將圖片設定標號

Step1 點選要標號的圖片,接著選擇工具列的【插入】→【參照】→【標號】

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Step2 由於標號的組成為「標籤+號碼(例如:)」,內建的標籤不一定符合各人所需,所以先檢查看看「標籤」欄位裡有沒有您要使用的標籤。如果沒有的話,按下【新增標籤】自訂標籤,新增完成後標籤就會顯示在【標籤】欄位裡。

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1.選擇新增標籤2.輸入您要新增的標籤,按下【確定】3.新增完成後標籤就會顯示在【標籤】欄位裡

接下的步驟分為:1、標號與章節無關的設定方式,2、標號與章節有關的設定方式

  1. 標號與章節無關之設定上續步驟完成後,接著選擇標號出現的位置。如下圖所示,若要將標號在圖片上方,就選擇【選取項目之上】,反之則選擇【選取項目之下】,接著按下【確定】就完成圖片的標號了。

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    下圖為位置配置意示圖

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  2. 標號與章節設定有關之設定Step1 上續步驟完成後,按下【編號方式】→勾選【包含章節編號】→【確定】,此時在「標號」欄位會看到預覽的標號已經包含章節編號了。

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    Tips:若您的標號因章節的設定而變成國字數字的話是正常現象,完成標號後可以再自行從文章內修改。
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    Step2 接著選擇標號出現的位置。如下圖所示,若要將標號在圖片上方,就選擇【選取項目之上】,反之則選擇【選取項目之下】,接著按下【確定】就完成圖片的標號了。
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    位置配置意示圖

 


 

Part3 - 將圖表目錄插入文件中

當每張圖片都標號完成後,接下來就是把目錄插入的最後步驟囉!

Step1 選擇工具列的【插入】→【參照】→【索引及目錄】

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Step2 切換至「圖表目錄」標籤,選擇「標題標籤」為您所要插入目錄的標籤類型。
※這裡選擇的標籤和文章內使用的標籤是有關連的,如果選錯標籤,那目錄理所當然不會出現囉!

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Tips:如果您要插入「表」目錄的話就選擇「表」;如果要插入「圖」目錄的話就選擇「圖」。

Step3 最後按下【確定】就可以產生出圖表目錄了。

附註:如果目錄對齊的位置不滿意的話,將游標移到目錄裡任何一個標題,移動「首行縮排」就可以調整了

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