PDF文電通 5 專業版:全能 PDF 文書編輯處理器,編修、轉檔、製作一套搞定 - 硬是要學
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PDF文電通 5 專業版:全能 PDF 文書編輯處理器,編修、轉檔、製作一套搞定

文/Werboy

編輯 DOC 檔用 Word 大家一定知道,但是編輯 PDF 檔可能很多人只有重新轉檔的概念,不 知道 PDF 檔也能直接編輯,PDF文電通 5 專業版(Gaaiho)就是因此而生,但還不僅這樣。

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PDF文電通 5 專業版是一套集合超多功能於一身的專業 PDF 文書編輯軟體,包括有完整的 PDF 編輯功能,包括編輯文字、分頁瀏覽、頁面交換、OCR文字辨識、合併文件等等數十種功能,把所有處理 PDF 需要的功能整合在一起,讓使用者方便直覺的對 PDF 檔進行編輯;更佛心的是,如果需要用到文電通的任一功能,他們提供免費 30 天的超長試用期,滿意了再付費購買,可以說是為投資工具精打細算我們提供非常足夠的考慮時間,就連國外媒體也給予它非常棒的評價,硬大使用之後也認為假如工作上會頻繁接觸 PDF 檔編輯,好的工具可以幫我們省下非常多的時間。

ps. 最後會送 300 份 6 個月的序號給各位喔!

如 Word 般的操作介面

編輯文件檔大家一定會想到 Word,對於它的介面也相對熟悉,為了減少重新學習的時間花費,PDF文電通 5 專業版的介面設計跟 Word 相當類似,所有功能都集中在軟體視窗上面與側邊,分為首頁、基本、註解、文件、安全性、表單、進階、檢視和分享 9 大類,很方便的就能根據需求找到對應的功能,但這還只是閱讀 PDF 檔的部分。

如果文件之後都得轉為 PDF 格式,何不一開始就從 PDF 檔編輯?或許很多人不知道可以直接編成 PDF 檔,文電通 5 可以像在 Word 上開新檔案輸入內容一樣,有完整的文件編排功能,譬如設定字型、插入表格、插入分頁/分段符號、製作目錄、插入頁碼、插入圖片、超連結等等,如果早就知道文件最後得用 PDF 輸出,乾脆一開始就直接在PDF文電通 5 專業版上編輯,存檔直接就存 PDF 格式,省事又省時。

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審閱編輯雙模式快速處理 PDF

不同的是,PDF文電通 5 專業版分為審閱模式編輯模式兩種功能,上面提到的文件編排功能屬於編輯模式,而審閱模式功能主要是針對檢視、調整、註解、比對或檢索文件使用,不單只能看 PDF 檔,在應用上還有更多的用途,例如調整新增註解、調整頁面、新增浮水印、插入手寫簽名、製作互動性 PDF 表單等等,功能多到數不清,而且可以根據使用需求在兩種模式間自由切換使用,扎扎實實的包辦了 PDF 常用到的功能。

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分頁瀏覽快速切換瀏覽

當開啟多個 PDF 檔案時如果每開一個檔案就要開一個視窗,整個桌面就會被視窗塞滿空間,PDF文電通 5 專業版的 PDF 閱讀功能支援分頁瀏覽功能,就像瀏覽器的分頁一樣把所有 PDF 檔集中在同一個視窗中。假如只有兩個檔案要切換比對著看,很簡單,用快速鍵 Ctrl + Tab 就可以直接在 PDF 檔之間切換,就跟瀏覽器切換分頁一樣的操作方式。

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可在 PDF 檔中編輯與標記

PDF 文件中的內容格式會被固定下來,如果有嵌入字型能進一步讓編排完整保留,基本上不會受到不同閱讀軟體的影響,這是 PDF 非常重要的特性,不過一旦把文件檔轉成 PDF 檔後,很多人就誤以為不能再編輯,一有錯就回到 Word 編輯後再轉一次檔案,其實這個作法至少會浪費掉兩倍修改時間,尤其是在跨部門、跨公司交換文件(譬如:擬定合約草稿)往來的時候更明顯。

PDF文電通 5 專業版可以直接對 PDF 內容進行編輯,自由新增、刪除文字和物件,甚至還能直接切換成編輯模式用完整的文書編輯功能來處理,就像直接在 Word 裡面一樣可以修改段落、插入表格、設定標題、更改行高、字距等等。

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▲ 直接對 PDF 檔進行文字編輯

我們常常擬好初稿後還需要跟其他人溝通校對,文電通 5 專業版支援追蹤修訂功能可以讓其他修改者清楚的看到你調整了哪些內容,如果有必要做說明也可以透過插入註解功能在內容旁邊寫下要溝通的內容。

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不論是閱讀時作筆記或是做修改的醒目標記,PDF文電通 5 專業版內建醒目提示功能就像拿螢光筆畫重點一樣可以直接在文件上面畫線標記,標記顏色可以自由調整,標記後存檔可把標記的部分也儲存下來,下次開啟該 PDF 檔時就會連標記一起載入。除此之外,在標記上連點兩下滑鼠左鍵還會打開便利貼,方便對醒目提示內容加入註記。

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其他標記功能還有加入刪除線、加入底線、插入文字方塊、圖說方塊等等,不管是作為閱讀還是合作編輯文件都是非常好用的工具。

輕鬆將開啟的 PDF 檔合併為一

硬大記得以前研究所在電腦開了一堆 PDF 後想要列印出來看時得在每個視窗案列印,有時候動作太快還可能同一份論文印兩次,後來去下載 PDF 檔案合併軟體一個個合併起來列印才沒有發生類似的事情,不過PDF文電通 5 專業版直接把文件合併列印的功能給做進來了,個人對這功能超推薦。

上面有提到PDF文電通 5 專業版採用分頁式的設計,所有開啟的 PDF 檔都會顯示在同一個視窗裡面,合併文件功能可以把這些檔案全部合併成一個,不論是列印、整理或攜帶都方便不少。

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交換/複製並插入頁面加強排版彈性

因應PDF 檔案的多樣性,PDF文電通 5 專業版支援把調整文件頁面的順序,可以複製頁面插入到文件中間,或者把其中兩個頁面的位置對調,讓整份文件的調整彈性更大。

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圖章功能審閱更方便

圖章功能就是在文件裡面蓋章的意思,PDF文電通 5 專業版裡面已經內建有 20 多種圖章,只要拖曳到文件裡面就可套用,而且可以自由旋轉圖章的角度、大小、位置,除了內建之外也可以使用自訂的圖章。

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如果公司內部文件常有蓋章的需求可以將印章製作成圖章匯入到PDF文電通 5 專業版裡面,未來有蓋章需求就可直接在軟體上處理。

支援一鍵移除浮水印

有些 PDF 文件可能因為加了浮水印而影響閱讀,或是你有特殊需求必須移除浮水印,那麼如何乾淨的移除裡面的浮水印就相當重要了。

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PDF文電通 5 專業版不但可以插入多種內建和自訂的浮水印,重要的是還支援一鍵移除符合 ISO 規範的浮水印讓文件內容更清楚。

輕鬆製作互動性表單

用 Word 做表單雖然方便,但是同一份表格給不同人填往往會有意想不到的結果,譬如漏填、格式不一致、文件格式跑掉等等,這些狀況都很容易發生,用 PDF 的互動文性表單就可以解決這個問題。

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▲ 製作互動性表單可用元件

PDF文電通 5 專業版具備互動性表單的製作功能,可以在 PDF 文件中插入按鈕、下拉選單、清單、表單、數位簽名、條碼工具…等元素,讓填表者在填表時就能直觀的填入正確內容,如此一來就不用擔心回收表單時出現五花八門的狀況。

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不僅如此,PDF文電通 5 專業版還支援透過自訂 JavaScript 互動表單進行計算、格式化並驗證資訊、控制檔案等指令,讓表單有更多的變化。

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可對敏感內容或 PDF 檔案加密

對於機密性的 PDF 文件,PDF文電通 5 專業版具備標記密文功能可以把敏感的文字或圖片標記為密文,或者將之移除以避免重要資訊外露。

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▲ 將要移除的密文標記起來

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▲ 移除密文後框起來部分會以黑色底線顯示

為了提高文件的機密性與有更嚴謹的編輯權限管控,PDF文電通 5 專業版還可以為文件進行最高 256 位元的 AES 加密,針對瀏覽、列印、修改、複製等權進行保護與管控。

支援8 種語言OCR 光學文字辨識

OCR 就是 Optical Character Recognition(光學字元辨識)縮寫,可以把掃描成 PDF 檔的內容文字一字一句辨識出來變成可以編輯的內容,PDF文電通 5 專業版的 OCR 辨識功能可以先選取要辨識的文字語言,辨識之後可以直接切換成文件編輯模式,直接對辨識出來的內容進行修改,而且文電通還會自動對格式進行分析,轉換出來的格式編排幾乎跟原檔一模一樣,不過請注意文件的字體大小和背景複雜度都會影響 OCR 的辨識精準度。

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PDF文電通 5 專業版的 OCR 功能已經支援繁體中文、簡體中文、英文、德文、法文、日文、韓文、西班牙文、義大利文等 8 種語言,幾乎囊括常用的語系,對於需要把外文內容轉為電子檔的人來說非常實用。

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▲ OCR 功能可選擇辨識語言

輸出樣式中包括有「可被搜尋」和「可被搜尋與編輯」兩種選項。如果選擇可被搜尋,在 OCR 辨識完成後,PDF 檔案內容看起來沒變,但用滑鼠選取時會呈現可以選取的狀態,這時候可透過搜尋功能對文件內容進行搜尋,也可以把內容複製貼到剪貼簿。

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假如選擇的是「可被搜尋與編輯」,辨識完成後會自動將辨識出來的文字覆蓋到原始文件上,同時這些文字都是可以被編輯的,假如有文字辨識錯誤只要透過尋找可疑元素來除錯調整。

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內建雙向文件轉換器

轉檔功能可說是 PDF 功能中需求最大宗的,包括把 Office 文件轉成 PDF 或者反向把 PDF 轉成 Office 文件,PDF文電通5 專業版除了可以編輯 PDF 檔之外也包含雙向文件轉換功能, 可以把 PDF 轉換為Word、Excel、PowerPoint、圖片和 TXT 文件檔,或者是反向把上述類型的檔案轉換或合併成 PDF 檔,而且不僅支援 MS Office 的文件格式,也支援 Open Office 的 odf 格式。

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▲ 將 PDF 檔案轉為其他格式

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▲ 將支援檔案類型轉為 PDF

轉換的 PDF 格式還能進一步的轉換到符合 ISO 規範的 PDF 格式,如 PDF/X、PDF/A、PDF/E 以滿足不同的儲存需求。

心得與推薦

文電通 5 專業版的功能當然不只這些,太多實用的功能無法一一列出跟大家分享,不過就功能和操作介面上可以看出開發商棣南公司對軟體功能開發和使用者介面設計的用心,也難怪國外媒體給文電通這麼好的評價。

網路上雖然有很多的免費軟體,但是實際使用與比較後更能感受到文電通 5 專業版「All in One」的便利,包括快捷的編輯審閱設計、雙向轉檔功能、文件 OCR 辨識以及各種設計 PDF 的文書編排功能。俗話說工欲善其事必先利其器,對於工作上需要且合用的好工具不要省,它可以幫你節省很多寶貴時間。

文電通 5 專業版提供 30 天的免費試用期,試用期間可以完整的體驗所有功能,之後想要付費使用還可依照需求選擇訂閱(年繳、月繳)或永久授權的方式,對於企業授權或加購/升級還有其他優惠方案,想怎麼買就怎麼買,對消費者來說彈性空間非常大,有需要的朋友不用等,先去 下載免費用個 30 天吧!

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3C科技部落客,硬是要學共同創辦人,台灣部落客社群(TBC)共同發起人。熱愛發掘、體驗及分享各類科技產品。

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