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從「聊天」出發,有效提高會議及溝通效率的工作管理平台:ChatWork

文/好手
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在數位工具這麼發達的今天,手機幾乎是人手一支,大一點的平板電腦數量也不在話下,但是如何透過工具有效的增加團隊的工作效率一直是最近幾年來大家都在研究的一個問題。

雖然 LINE 已經是一個很普遍的溝通工具,不過聊天式的紀錄方式對於資訊的整理並不方便,也常常導致訊息被漏掉,以至於重要的工作項目沒被執行,而「已讀不回」對於使用者帶來的壓力就更不用說了。

基於以上的問題,來自日本的 ChatWork 便以「聊天」為出發點,開發了一個適用於組織或企業使用的工作管理 APP 平台。前幾天好手參加了 ChatWork 首次在台灣舉辦的體驗會,就來和大家分享一下心得吧!

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該怎麼說「ChatWork」呢?

聊天軟體? 是!
企業版 LINE? 是!
團隊溝通工具? 是!
協同工作工具? 是!

ChatWork 以「聊天」作為核心,整合了「工作任務指派」以及「視訊會議」三大元素,讓團隊可以更簡單有效率的溝通,相關的工作也可以更容易被指派以及追蹤,進一步的提升工作效率。

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根據日本的統計數據,上班族平均每天在接電話、回 E-Mail、開會的時間約花費 6 個鐘頭,排擠掉許多工作的時間,相信各位上班族也知道,每次一通電話一打來,不但可能中斷掉思緒,也有可能中斷你目前手上的工作,時間會變得非常零碎,這也是無限期加班的原因之一。

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導入 ChatWork 之後,溝通的成本大幅降低,可以把時間用來專注在處理自己份內的工作上。

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ChatWork 功能說明

ChatWork 的使用其實滿簡單的,只要當作是一個網頁版的 LINE 就可以輕鬆上手。畫面左側是聊天清單,中間則是訊息顯示,這是整個 ChatWork 最重要的地方,稍後會有詳細介紹。右側則是每個人被指派的工作清單。

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工作分派

在訊息視窗中,每一則對話都可以被妥善的運用,例如下圖提到一個事件,此時我可以點選訊息下方的「工作」鈕,指派群組中的任何一個成員進行工作。

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被指派的成員就會在畫面上看到如下圖的資訊。而被指派的成員也可以看到被指派的內容以及對話資訊,可以透過對話過程來了解事件的來龍去脈,可以更了解工作內容。

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支援各種形式媒體檔案

在會議上常常會需要一些文件和圖片的補充來幫助溝通,也可以直接透過 ChatWork 來達成。每個成員可以即時預覽其他成員上傳的圖片、文件等等檔案,不需要再打開其他的傳檔工具來傳檔。

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ChatWork 也具備檔案櫃的功能,一些比較大的檔案可以透過檔案櫃來分享、管理。

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訊息搜尋功能

一般通訊軟體最常遇到的就是很難搜尋過去的訊息,如果是閒聊也罷,但如果在公事上因為遺漏了重要訊息可就嚴重了,因此 ChatWork 的搜尋功能可以幫你找到任何過去曾經說過的話,不會遺失。

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搜尋到以後,只要點一下「前往此訊息」,就可以移動到這則對話出現的地方。為了避免自己斷章取義而會錯意,一定要回到原本的對話串中去檢視訊息的前後文喔!

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工作管理

可以透過「工作管理」的功能,檢視目前自己被安排的工作狀況,也可以藉著這個工具來安排未來的工作行程,一舉多得。

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支援多種設備

除了網頁版以外,ChatWork 也同時支援 iOS 以及 Android 兩大系統,因此無論你使用什麼設備、人在海角天涯,只要連得上網路都可以持續的參與討論。

不過 Android 版本功能上稍微少了一些,官方表示還在持續的開發改進中。

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ChatWork 和 LINE 有什麼不同?

ChatWork 是一套以「聊天」作為核心出發點的工作工具,但也因此常被網友問到底兩者之間的不同之處有哪些。看完前面的介紹後,相信你應該不難發現這兩者之間的差異,下表示官方整理出來的比較表,其實兩者的差異還頗大,而 ChatWork 則更適合做為工作上使用 (應該推薦柯P 來使用才對) 。

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ChatWork 體驗會實記

活動當天邀請到滿多知名部落客到現場參與體驗,如這位是鼎鼎大名《傳說中的哀踢部門》站長 Leo 先生。

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還有人氣兩百分的旅遊部落客《大口老師》也很認真的在參與這場活動。

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這位是人稱帥倒無數美少女的《就是教不落》站長阿湯,正和 Leo 認真的研究 ChatWork App 的各種功能。

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首先是由 ChatWork 的海外事業負責人來和大家說明 ChatWork 的背景以及功能。不過他的中文還不是非常輪轉,念著中文時還要偷偷看著小抄。

PS:日本先生林看小抄都要這麼口愛嗎 XDD

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當天的正妹主持人,同時也是非常有名的仿裝部落客《Yui》,有著一口流利的日文和風趣穩健的主持台風,讓活動添增了不少樂趣。

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接下來 ChatWork 準備了一個偵探遊戲,讓大家透過 ChatWork 的各項功能來找出故事中的兇手。大家正在努力的找尋線索中…

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阿湯、Leo 用手機板 ChatWork 搜尋可能的線索,好手我則透過電腦上的 ChatWork 輸入及回報答案給私家偵探 (主辦單位),能在各種裝置同時使用 ChatWork 工作的感覺真的很不同,看大家笑得這麼開心 XDD

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由幾個美女部落客組成的紅隊也是實力堅強,正在認真發掘線索中....

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最後,男生組成的隊伍被將軍了(哭),好吃的東京巴奈奈蛋糕被獲勝的紅隊給贏走。不過勝負非關鍵,重點是這場偵探遊戲讓大家體驗到了 ChatWork 如何幫助一個團隊運作更有效率。

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活動結束,正式結束這一回合!

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活動後記及 ChatWork 使用心得

ChatWork 有別於一般工作任務導向的協同工作管理平台,它以「聊天」的角度作為出發點,再從對話中進行任務工作的指派

這個方式其實和現實生活的會議程序非常接近,透過這樣的方式,不但可以更詳細的紀錄會議中每個討論的細節,在工作任務指派上,被指派的成員也可以隨時透過完整的會議紀錄 (對話) 來了解更明確的工作任務需求。

對於團隊來說,所有人的工作項目都一目了然,成員也能輕鬆得知目前被指派的工作任務及預計完成時間,管理者也可以追蹤每個人的工作進度。而這一切的複雜工作流程,都只需在簡單的操作介面上完成。

另外,最重要的是你可以免費使用 ChatWork,包含 14 個群組交談、1對1視訊會議、5GB 儲存容量,對中小型企業或組織來說,是非常划算的解決方案。

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